Egy növekvő vállalkozásban előbb-utóbb megjelenik egy feladat, amelyből már túl sok van ahhoz, hogy valaki „mellékesen” végezze. Marketing, informatika, pénzügy, grafika, HR, jogi munka vagy akár raktározás: ilyenkor felmerül a kérdés, hogy új kolléga kerüljön a csapatba, vagy külső partner kapja a munkát. A döntést könnyű pusztán a havi költségekre szűkíteni, pedig a két modell gazdaságossága elsősorban a kihasználtságon, a szükséges tudáson és a feladat kiszámíthatóságán múlik.
A munkabér nem azonos a munkatárs költségével
Ha egy pozíció betöltéséről van szó, az összehasonlítás gyakran így indul: egy alkalmazott havi bére ennyi, az ügynökség vagy tanácsadó pedig ennyit számláz. Ez azonban torz képet ad.
A saját munkatárs költségéhez a bér mellett kapcsolódhatnak munkáltatói terhek, eszközök, szoftverek, irodahely, képzés és toborzás. A belépést követően idő kell ahhoz is, hogy megismerje a vállalkozást és önállóan dolgozzon. Ha pedig távozik, a kiválasztási és betanítási ciklus részben újrakezdődik.
A másik oldalon a külsős óradíja vagy havidíja általában magasabbnak tűnik, de a vállalkozás csak a szerződésben meghatározott kapacitást vásárolja meg. Nem kell minden munkanapot kitöltenie feladatokkal.
A kihasználtság sokszor eldönti a kérdést
Tegyük fel, hogy egy cégnek havonta körülbelül 35-40 órányi grafikai munkája keletkezik. Ez már jelentős mennyiség, de még messze van egy teljes állás kapacitásától. Ha ezért felvesz egy grafikust, két lehetőség adódik: a hónap egy részében nincs elegendő releváns feladat, vagy fokozatosan olyan munkák is hozzá kerülnek, amelyekhez valójában nincs szükség grafikai szakértelemre.
Más lesz a helyzet, ha a grafikai igény stabilan kitölt heti 30-35 órát, rengeteg gyors módosítással, napi együttműködéssel és folyamatos belső egyeztetéssel. Itt már komoly értéke lehet annak, hogy valaki állandóan elérhető, ismeri a márkát, a termékeket és a kollégák munkamódszerét.
A megfelelő kérdés tehát nem az, melyik óradíj alacsonyabb, hanem hogy mekkora kapacitást tud a cég rendszeresen és értelmes munkával kihasználni.
Van tudás, amit drága lenne házon belül felépíteni
Nem minden feladatból van szükség heti negyven órára. Egy vállalkozásnak lehet szüksége komoly adózási szakértelemre évente néhány alkalommal, informatikai biztonsági auditra időszakosan vagy munkajogi támogatásra bizonyos helyzetekben. Teljes állású specialistát fenntartani ezekre aránytalanul költséges lenne.
A külső szakember egyik fontos előnye éppen az, hogy olyan tudáshoz ad hozzáférést, amelyet több ügyfélnél, sokféle helyzetben használ. Egy tapasztalt szakértő olyan problémával is találkozhatott már, amely a megbízó cégnél most jelenik meg először.
Ennek ellenkezője is igaz. Ahol a munka mély vállalati ismeretet kíván, egy külső partner folyamatos informálása önmagában jelentős teher lehet. Ha minden apró döntés előtt el kell magyarázni a hátteret, a látszólag rugalmas konstrukció lassúvá válhat.
A kiszervezésnek is vannak rejtett költségei
A külsős modell nem attól hatékony, hogy valaki elküld egy briefet, majd később megkapja a kész eredményt. A megbízást elő kell készíteni, az információkat át kell adni, visszajelzést kell adni, és valakinek vállalaton belül felelősséget kell viselnie az együttműködésért.
Különösen sok idő veszhet el, ha:
- pontatlanok a feladatleírások,
- túl sok ember ad külön-külön visszajelzést,
- a külsős nem fér hozzá a szükséges információkhoz,
- minden apró módosítás új egyeztetési kört indít,
- nincs egyértelmű belső kapcsolattartó.
Egy olcsónak tűnő szolgáltató így végül drága lehet, ha hetente több vezetői órát emészt fel az irányítása.
A hibrid modell gyakran erősebb, mint a tiszta választás
Nem feltétlenül kell kizárólag alkalmazottban vagy kizárólag kiszervezésben gondolkodni. Egy marketingcsapatban például lehet belső vezető, aki ismeri az üzleti célokat és koordinálja a munkát, miközben videógyártást, keresőoptimalizálást vagy speciális kampányokat külső szakemberek végeznek.
Ugyanez működhet pénzügyben, informatikában vagy HR-ben: a napi működéshez szükséges tudás házon belül marad, a ritkábban szükséges, mélyebb szakértelem pedig kívülről érkezik.
Ez azért is előnyös, mert a vállalkozás nem próbál minden kompetenciából teljes kapacitást fenntartani, mégsem kerül olyan helyzetbe, hogy egy külső partner nélkül a saját folyamatait sem érti.
A rossz döntés nem attól rossz, hogy drágább
Egy saját munkatárs magasabb fix költséggel járhat, mégis jobb választás lehet, ha a gyorsaság, a vállalati tudás és a folyamatos rendelkezésre állás üzletileg fontos. Egy drágább külsős pedig olcsóbb lehet összességében, ha csak havi néhány napnyi speciális munkára van szükség.
A döntés előtt ezért célszerű megnézni a feladat várható havi mennyiségét, ingadozását, szakmai mélységét, sürgősségét és azt is, mennyi belső tudást igényel. A legjobb konstrukció nem feltétlenül az, amelynek a legalacsonyabb az óradíja, hanem az, amelyben a vállalkozás a szükséges tudást akkor és olyan mennyiségben kapja meg, amikor valóban szüksége van rá.
Fotó: Magnific