A tele raktár első pillantásra biztonságot sugall. Van miből kiszolgálni a vevőket, nem kell minden rendelésnél a beszállítóra várni, és egy váratlan keresleti hullám sem feltétlenül okoz készlethiányt. Csakhogy minden polcon álló termék mögött pénz van, amelyet a vállalkozás már kifizetett, de még nem kapott vissza. A készlet ezért nem egyszerűen logisztikai kérdés, hanem az egyik legfontosabb likviditási tényező.
A raktárban lévő áru nem szabad pénz
Tegyük fel, hogy egy kereskedő 30 millió forint értékű árukészletet tart. A készlet egy része gyorsan forog, más tételek viszont akár fél évig is a polcon maradnak. Papíron a vállalkozásnak komoly vagyona van, a bankszámlán azonban közben kevés pénz maradhat bérekre, adókra, marketingre vagy új beruházásra.
Ez különösen akkor fájdalmas, ha a beszállítót előre vagy rövid határidővel kell kifizetni, miközben a vevők később fizetnek. A cég egyszerre finanszírozza a készletet és a vevői követeléseket.
A kérdés tehát nem pusztán az, mennyi áru van raktáron, hanem az, mennyi ideig áll benne a pénz, mielőtt újra készpénzzé válik.
A lassan forgó termékek könnyen láthatatlanná válnak
Egy raktárban gyakran nem a teljes készlet okozza a problémát, hanem néhány termékcsoport. Vannak áruk, amelyek hetente újrarendelhetők, míg mások hónapok óta alig mozdulnak. Ha minden tételt egyformán kezel a vállalkozás, könnyen túl sok pénz ragad a lassú termékekben.
Hasznos lehet időszakosan szétválasztani a készletet például gyorsan, közepesen és lassan forgó kategóriákra. Már egy egyszerű kimutatás is megmutathatja, hogy mely termékek adják az értékesítés nagy részét, és melyek azok, amelyek inkább csak helyet foglalnak.
Egy alkatrész-kereskedőnél például előfordulhat, hogy a cikkszámok 20 százaléka termeli a forgalom 70-80 százalékát, miközben a maradék több száz termékből hónapokig egyetlen darab sem fogy. Itt már nem pusztán választékbőség van, hanem finanszírozási kérdés.
A nagy beszerzési kedvezmény is lehet drága
A beszállítók gyakran ösztönzik a nagyobb rendelést: száz darab felett öt százalék kedvezmény, ötszáznál még jobb egységár jár. Matematikailag csábító az ajánlat, de csak akkor jelent valódi megtakarítást, ha az áru belátható időn belül el is fogy.
Ha egy vállalkozás azért vásárol 10 millió forintért készletet, hogy 500 ezer forint kedvezményt kapjon, miközben a termékek fele egy évig áll a raktárban, a „megtakarítás” könnyen eltörpülhet a lekötött tőke, a tárolás és az értékvesztés mellett.
Ehhez jön még egy kevésbé látványos kockázat: a kereslet változik. Divat, technológia, csomagolás, termékfrissítés vagy új versenytárs miatt a ma jól eladhatónak tűnő készlet fél év múlva már csak kedvezménnyel mozdítható meg.
A készlethiány sem olcsó
A másik véglet ugyanilyen veszélyes. Ha a készletet kizárólag azért csökkentik, hogy több pénz maradjon a bankszámlán, könnyen kifogyhatnak a legfontosabb termékek.
Egy elfogyott áru nem csak az adott vásárlás elvesztését jelentheti. A vevő máshol rendel, esetleg ott marad hosszabb távon is. B2B-piacon egy kritikus alkatrész hiánya akár az ügyfél termelését is veszélyeztetheti, ami gyorsan rombolhatja a beszállítói kapcsolatot.
Ezért nem a lehető legkisebb készlet a cél, hanem az optimális. Ebben segíthet néhány adat:
- az átlagos napi vagy heti fogyás,
- a beszállítás tényleges átfutási ideje,
- a kereslet ingadozása,
- a termék pótlásának nehézsége,
- a készlethiány üzleti következménye.
Egy olcsó, gyorsan beszerezhető termékből más biztonsági mennyiség indokolt, mint egy kritikus, három hónapos szállítási idejű alkatrészből.
A régi készletet néha veszteséggel kell elengedni
A hónapok vagy évek óta álló termékeknél gyakori gondolkodási csapda, hogy „ennyit fizettünk érte, ennyi alatt nem adjuk”. Csakhogy a korábbi beszerzési ár már megtörtént kiadás. A döntésnél azt kell nézni, hogy ma mennyi pénzt lehet visszaszerezni belőle, és milyen költséggel jár a további tárolása.
Lehet, hogy egy hárommillió forintos könyv szerinti értékű készletből csak kétmillió szerezhető vissza gyors kiárusítással. Ez kellemetlen veszteség, de még mindig jobb lehet, mint újabb egy évig tárolni, majd végül egymillióért értékesíteni.
A holt készlethez való ragaszkodás nem menti meg a korábbi költséget, csak késleltetheti annak felismerését.
A készletkezelés valójában pénzügyi fegyelem
A jól működő készletgazdálkodás nem azt jelenti, hogy a raktár mindig majdnem üres. Inkább azt, hogy minden jelentősebb tételnél van üzleti indok arra, miért éppen akkora mennyiség van készleten.
Hasznos lehet havonta áttekinteni a legnagyobb értékű, legrégebben bent álló és leglassabban forgó termékeket. Már ez a három lista sokkal többet mondhat a vállalkozás pénzügyi helyzetéről, mint önmagában a teljes készletérték.
A raktár ugyanis könnyen válhat láthatatlan bankszámlává – azzal a különbséggel, hogy az ott lévő pénzhez csak akkor lehet hozzáférni, ha valaki hajlandó megvenni azt, ami a polcon áll.
Fotó: Magnific