A késedelmes fizetés elsőre adminisztratív kellemetlenségnek tűnik. Küldeni kell egy emlékeztetőt, esetleg telefonálni, majd néhány nap múlva megérkezik az összeg. Ha azonban a csúszás rendszeressé válik, a probléma már nem a könyvelésé, hanem a teljes vállalkozásé. A késve érkező pénz ugyanis nemcsak hiányzik a bankszámláról: közben más döntéseket is korlátoz, finanszírozási költséget okozhat, és észrevétlenül átformálhatja az ügyfélkapcsolatot.
A bevétel és a pénzbeérkezés között nagy lehet a különbség
Tegyük fel, hogy egy szolgáltató cég havonta 20 millió forintot számláz, a költségei pedig 16 milliót tesznek ki. Papíron egészségesnek látszik a működés. Ha azonban a vevők jelentős része 30 helyett 60-70 nap után fizet, a vállalkozásnak folyamatosan finanszíroznia kell a különbséget.
A béreket, járulékokat, bérleti díjat és beszállítókat nem lehet azzal kifizetni, hogy „a pénz hamarosan beérkezik”. Ha a számlán nincs elég likvid forrás, a cég kénytelen lehet folyószámlahitelt használni, beruházást halasztani vagy a tulajdonosi tartalékhoz nyúlni.
A helyzet különösen gyorsan romolhat, ha egyszerre több nagyobb partner csúszik. Egyenként egyik késedelem sem tűnik veszélyesnek, együtt viszont több heti működési költséget is kivonhatnak a rendszerből.
A hosszú fizetési határidő valójában finanszírozás
Ha egy vállalkozás elvégzi a munkát, kifizeti az embereit és az alvállalkozóit, az ügyfél viszont csak 60 nappal később utal, akkor két hónapig lényegében a szolgáltató finanszírozza a megrendelőt.
Ez önmagában nem feltétlenül probléma. Nagyvállalati ügyfeleknél bizonyos fizetési struktúrák megszokottak lehetnek, és egy megfelelő árrésű szerződés elbírhatja a hosszabb időszakot. A gond akkor kezdődik, ha a fizetési feltételek nincsenek beépítve az árba és a cash flow-tervezésbe.
Két azonos, egymillió forintos megrendelés közül ezért pénzügyileg értékesebb lehet az, amelyet 8 napon belül rendeznek, mint az, amelyhez három hónap múlva jut hozzá a vállalkozás.
A kintlévőség kezelését nem a határidő után kell elkezdeni
Sok cég csak akkor foglalkozik a fizetéssel, amikor már lejárt a számla. Pedig a késedelem egy része jóval korábban megelőzhető.
Érdemes megnézni, hogy a számlázási folyamatban van-e felesleges bizonytalanság. Hiányzik a megrendelésszám? Nem a megfelelő kapcsolattartó kapja a számlát? Az ügyfélnek külön teljesítési igazolás kell, amelyet csak hetekkel később állítanak ki? Ezek apró részleteknek látszanak, mégis napokkal tolhatják ki a tényleges fizetést.
Segíthet néhány egyszerű szabály:
- a számla a teljesítés után azonnal készüljön el,
- a szükséges jóváhagyások már előre legyenek tisztázva,
- a lejárat előtt néhány nappal menjen automatikus emlékeztető,
- a lejárt tételeknek legyen kijelölt felelőse,
- a problémás ügyfelek külön figyelmet kapjanak.
A túlzott türelem rossz precedenst teremthet
Az első késésnél még könnyű elnézőnek lenni. A másodiknál is. Ha azonban a vállalkozás hónapokon keresztül következmények nélkül elfogadja a 20-30 napos csúszásokat, az ügyfél fizetési rutinjának részévé válhat a késedelem.
Ez nem feltétlenül rosszhiszeműség. Egyszerűen azok a számlák kerülnek előre, amelyeknél a partner következetesen jelzi a lejáratot, míg a csendben várakozó beszállító könnyen a sor végére kerül.
A professzionális követeléskezelés ezért nem agresszív kommunikációt jelent. Rövid, udvarias és következetes rendszerre van szükség. Ha a szerződés késedelmi feltételeket tartalmaz, azokat sem érdemes puszta dekorációként kezelni.
Nem minden ügyfél kapjon automatikusan ugyanolyan feltételeket
Egy új partnernek azonnal 60 napos fizetési határidőt adni ugyanúgy üzleti döntés, mint árengedményt biztosítani. A vállalkozás pénzügyi előnyt nyújt úgy, hogy közben még alig ismeri az ügyfél fizetési fegyelmét.
Nagyobb megrendelésnél szóba jöhet előleg, részszámlázás vagy mérföldkövekhez kötött fizetés. Egy több hónapos projektnél például jóval kisebb kockázatot jelent három részletben számlázni, mint a teljes összeget kizárólag az átadás után kérni.
A fizetési feltételek ráadásul tárgyalási eszközként is használhatók. Ha az ügyfél hosszabb határidőt kér, ennek lehet ára, míg gyors fizetéshez kapcsolódhat kisebb kedvezmény. Így a vállalkozás nem automatikusan mond le a finanszírozás költségéről.
A kintlévőségi lista vezetői információ is
A lejárt számlák kimutatása nem csak a pénzügyes vagy a könyvelő feladata. Egy növekvő vállalkozás vezetőjének rendszeresen látnia kell, mennyi pénz van kint, mely ügyfeleknél koncentrálódik, és hogyan változik az átlagos fizetési idő.
Különösen beszédes lehet, ha ugyanazok a partnerek hónapról hónapra egyre később fizetnek. Ez akár az ő pénzügyi nehézségeik korai jele is lehet, ami nagyobb szerződés vagy újabb teljesítés előtt már üzleti kockázatot jelent.
A jó üzlet ugyanis nem akkor zárul le, amikor a számla elkészül, hanem amikor a pénz ténylegesen megérkezik. Aki ezt következetesen kezeli, nemcsak a kintlévőségeit csökkenti, hanem kiszámíthatóbbá teszi a teljes vállalkozás működését.
Fotó: Magnific