Egy nyereséges vállalkozás is kerülhet pénzzavarba. Elég hozzá egy késve fizető nagy ügyfél, egy váratlan géphiba, néhány gyengébb hónap vagy egy olyan adófizetési időszak, amikor egyszerre több nagyobb tétel esedékes. A bankszámlán lévő tartalék ezért nem egyszerűen „félretett pénz”. Valójában időt vásárol a cégnek: időt arra, hogy rossz helyzetben se kelljen kapkodva, drágán vagy előnytelen feltételekkel dönteni.
Nem a havi árbevételből kell kiindulni
Egy havi 15 millió forintos forgalmú vállalkozásnak nem feltétlenül van szüksége 15 vagy 30 milliós tartalékra. A fontosabb adat az, hogy mennyi pénzt kell akkor is előteremteni, ha átmenetileg jóval kevesebb bevétel érkezik.
Ebbe beletartozhatnak a bérek és járulékok, bérleti díjak, lízingek, biztosítások, szoftver-előfizetések, könyvelési költségek, hiteltörlesztések, valamint azok a beszállítói kiadások, amelyek rövid távon nem csökkenthetők.
Ha például egy cég havi 8 millió forintot költ, de ebből 3 millió közvetlenül az értékesítés volumenével együtt változik, akkor egy visszaesés idején nem feltétlenül 8 milliót kell finanszírozni. A kritikusabb összeg az a körülbelül 5 millió forintos fix vagy nehezen leépíthető költség, amely gyengébb hónapokban is megmarad.
A tartalék tervezésénél tehát a működés túlélési költsége fontosabb, mint a megszokott havi forgalom.
A háromhavi szabály jó kezdet, de nem mindenkire igaz
Gyakori ökölszabály, hogy néhány havi működési kiadást célszerű likvid tartalékként fenntartani. Egy stabil, sok kisebb ügyféllel dolgozó szolgáltató esetében három hónap már komoly biztonságot adhat. Egy szezonális vagy néhány nagy vevőtől függő cégnél viszont ennél nagyobb puffer is indokolt lehet.
Egy balatoni turisztikai vállalkozás bevételi ritmusa például egészen más, mint egy havidíjas szerződésekkel dolgozó informatikai cégé. Ugyanígy sérülékenyebb az a beszállító, amelynek árbevétele 40 százalékát egyetlen partner adja, mint az, amelyik több tucat hasonló méretű megrendelő között osztja meg a kockázatot.
A szükséges tartalék nagyságát többek között befolyásolja:
- az ügyfélállomány koncentrációja,
- a bevételek szezonális ingadozása,
- a vevők fizetési határideje,
- a fix költségek aránya,
- az eszközök meghibásodásának vagy pótlásának kockázata.
A követelés nem ugyanaz, mint a pénz
Különösen könnyű túlbecsülni a pénzügyi biztonságot olyan cégeknél, amelyek hosszú fizetési határidővel számláznak. Lehet, hogy a könyvelés szerint húszmillió forintnyi vevőkövetelés áll rendelkezésre, miközben a bankszámlán csak hárommillió van.
A fizetések, adók és beszállítói számlák azonban nem a követelésekből rendezhetők. Ha két nagyobb ügyfél néhány hetet csúszik, egy papíron jól teljesítő vállalkozás is gyorsan likviditási nyomás alá kerülhet.
Ezért a tartalék mellett a kintlévőségek szerkezete is figyelmet kér. Nem mindegy, hogy a következő harminc napban várható bevétel húsz, egymástól független ügyféltől érkezik-e, vagy két nagy partnertől.
A tartalék nem beruházási keret
Amikor jelentősebb összeg gyűlik össze a céges számlán, könnyű úgy tekinteni rá, mint felhasználható pénzre. Új autó, irodaátalakítás, gépvásárlás vagy marketingkampány kerülhet napirendre. Ezek lehetnek jó beruházások, de ha ugyanabból a pénzből finanszírozzák őket, amelynek a működés biztonságát kellene szolgálnia, a vállalkozás észrevétlenül feléli a védőhálóját.
Célszerű ezért külön gondolkodni legalább három pénzügyi kosárban: napi működés, biztonsági tartalék és fejlesztési pénz. Nem feltétlenül kell mindehhez külön bankszámla, de a vezetői kimutatásokban világosan elválaszthatók.
Ha például 15 millió forint van a számlán, ebből pedig 10 millió a meghatározott minimumtartalék, akkor egy 8 milliós fejlesztés valójában nem fér bele szabad forrásból – hiába lenne technikailag elegendő pénz a kifizetésére.
A jó tartalékhoz előre meghatározott szabályok tartoznak
A tartalék akkor működik igazán, ha nem hangulat alapján döntenek a felhasználásáról. Célszerű előre rögzíteni egy minimumszintet, amely alá normál körülmények között nem csökkenhet a szabad pénzeszköz.
Hasznos lehet egy második határ is. Ha a pénzállomány ez alá kerül, automatikusan életbe léphetnek bizonyos intézkedések: elhalasztható beruházások, szigorúbb követeléskezelés, kiadások felülvizsgálata vagy a tulajdonosi pénzkivét csökkentése.
Így a pénzügyi fegyelem nem akkor kezdődik, amikor már gond van. A vezetés előre tudja, melyik szint jelzi azt, hogy változtatni kell.
A tartalék egyik legnagyobb hozama a döntési szabadság
A biztonsági pénz látszólag nem termel: ott van a számlán, miközben akár beruházásra is lehetne költeni. A valódi értéke válsághelyzetben mutatkozik meg.
Egy megfelelő tartalékkal rendelkező vállalkozás könnyebben mondhat nemet egy rosszul fizető ügyfélre, nem kényszerül azonnal elfogadni egy kedvezőtlen hitelt, és egy átmeneti forgalomcsökkenés miatt sem kell kapkodva elbocsátania olyan munkatársakat, akikre néhány hónappal később ismét szüksége lenne.
A céges tartalék tehát nem a növekedés ellentéte, hanem annak egyik feltétele. Minél több pénzügyi mozgástér áll rendelkezésre, annál kisebb az esélye annak, hogy egy átmeneti probléma hosszú távú, rossz üzleti döntéseket kényszerít ki.
Fotó: Magnific