Egy vállalkozás életében kevés kellemesebb helyzet van annál, mint amikor hirtelen megszaporodnak a megrendelések. A naptár megtelik, a bevétel emelkedik, új kollégák érkeznek, és úgy tűnik, végre beérett a korábbi munka. A gyors növekedésnek azonban van egy kevésbé látványos oldala is: a cég teljesítménye hamarabb nőhet meg, mint a működés teherbírása. Ilyenkor nem feltétlenül az üzlet kevés, hanem a háttér kezd recsegni.
A bevétel nő, a bankszámlán mégis egyre kevesebb pénz van
Elsőre ellentmondásnak hangzik, pedig kifejezetten tipikus növekedési probléma. Egy gyártó cég például jelentős új megrendelést kap, amelyhez előre meg kell vásárolnia az alapanyagot, növelnie kell a készletet, esetleg új dolgozókat is felvesz. A vevő viszont csak 30 vagy 60 nappal a teljesítés után fizet.
A könyvelésben már látszik a nagyobb árbevétel, miközben a vállalkozásnak heteken át saját forrásból kell finanszíroznia a bővülést. Minél gyorsabban érkeznek az új munkák, annál nagyobb lehet ez a finanszírozási rés.
Ezért a növekedési tervek mellé cash flow-terv is szükséges. Nem elég azt kiszámolni, mennyi bevételt hozhat egy új ügyfél; azt is látni kell, mikor érkezik meg a pénze, és addig milyen költségeket kell kifizetni.
Az új emberek nem jelentenek azonnal új kapacitást
Amikor túl sok a munka, logikus reakciónak tűnik a létszámbővítés. Csakhogy egy új munkatárs az első napon többnyire nem tehermentesíti a szervezetet, hanem átmenetileg további feladatot hoz.
Valakinek meg kell mutatnia a folyamatokat, ellenőriznie kell az első munkákat, válaszolnia kell a kérdésekre. Ha pedig a cég működése nagyrészt a régi kollégák fejében létező tudásra épül, a betanulási idő még hosszabb lesz.
A gyors létszámnövelés ezért különösen ott kockázatos, ahol nincsenek tisztázva:
- a felelősségi körök,
- a jóváhagyási pontok,
- az alapvető munkafolyamatok,
- a döntési jogosultságok.
Tíz ember még sok mindent meg tud beszélni informálisan. Harmincnál ugyanez már könnyen káoszt okoz.
A tulajdonos lesz a cég szűk keresztmetszete
Kisvállalkozásként természetes lehet, hogy a vezető ránéz minden ajánlatra, jóváhagyja a beszerzéseket, egyeztet a nagyobb ügyfelekkel és dönt a problémás helyzetekben. Ez addig működik, amíg naponta öt döntés érkezik az asztalára. Ötvennél már nem.
A figyelmeztető jel általában nem egy nagy összeomlás, hanem az egyre hosszabb várakozás. Az értékesítő nem küldi ki az ajánlatot, mert jóváhagyásra vár. A beszerző nem rendel. Az ügyfél napokig nem kap választ. Közben a vezető este tízkor még üzeneteket olvas.
A növekedés egy ponton vezetési rendszer nélkül egyszerűen nem skálázható. Hatásköröket kell átadni, összeghatárokat meghatározni, és pontosan rögzíteni, mely döntésekhez szükséges valóban vezetői jóváhagyás.
A minőség romlása gyakran hamarabb látszik, mint a pénzügyi probléma
Ha egy étterem harminc helyett egyik napról a másikra hatvan házhoz szállítást vállal esténként, ugyanazzal a konyhával és ugyanannyi emberrel, előbb-utóbb késések jelennek meg. Egy szolgáltató cégnél ugyanez elfelejtett visszahívásokban, kapkodva elkészített anyagokban vagy javításra visszaküldött munkákban mutatkozhat meg.
Különösen veszélyes, hogy az új ügyfelek megszerzésének sikere egy ideig elfedi ezt. A bevétel tovább nő, miközben a reklamációk, visszatérítések és hibajavítások aránya lassan emelkedik.
Hasznosabb ezért néhány korai jelzőszámot is követni: teljesítési idő, hibaarány, reklamáció, ügyfélmegtartás, túlórák száma. Ezek gyakran hetekkel vagy hónapokkal korábban jelzik a problémát, mint az eredménykimutatás.
A nagy ügyfél egyszerre lehet áttörés és kockázat
Egy kis cég számára óriási lehetőség, ha sikerül megszereznie egy olyan partnert, amely önmagában 30–40 százalékkal növeli a forgalmat. Csakhogy ehhez gyakran speciális készlet, új munkatárs, külön technológia vagy komoly beruházás kapcsolódik.
Ha a partner később visszafogja a rendeléseit, a vállalkozás ott maradhat a megnövelt költségszinttel. Még kellemetlenebb, ha a nagy vevő az erős alkuhelyzete miatt hosszabb fizetési határidőt vagy alacsonyabb árat kér.
Az új szerződés tehát nemcsak azt a kérdést veti fel, hogy mennyit lehet keresni rajta, hanem azt is, mi történik akkor, ha egy év múlva már nincs.
A növekedést nem fékezni kell, hanem előkészíteni
A gyors terjeszkedés önmagában nem probléma. A veszély akkor jelenik meg, amikor az értékesítés tempója tartósan megelőzi a pénzügy, a folyamatok, az infrastruktúra és a vezetés fejlődését.
Egy új iroda, plusz tíz munkatárs vagy kétszer akkora rendelésállomány önmagában nem tesz erősebbé egy céget. A valódi kérdés az, hogy a szervezet képes-e ugyanazzal a megbízhatósággal kezelni a nagyobb volumenű működést. Ha nem, néha egy hónapnyi rendszerezés többet ér, mint még egy látványos értékesítési kampány.
A jól felépített növekedés kevésbé látványos, mint a hirtelen ugrás, viszont van egy fontos előnye: nemcsak nagyobbá, hanem stabilabbá is teszi a vállalkozást.
Fotó: Magnific